blog o byciu damą, która daje radę

Zarządzanie sobą w czasie – jak się do tego zabrać?

Zarządzanie sobą w czasie – jak się do tego zabrać?

Ponoć damy się nie spóźniają. Szanują zarówno swój czas, jak i innych. Damy z minionych epok żyły jednak w zupełnie innej rzeczywistości, gdzie czas płynął dużo wolniej. Jak znaleźć go teraz, gdy szaleńczo biegnie?

Zarządzanie sobą w czasie to sztuka wyboru. Brian Tracy twierdzi, że „Nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko. Ale nigdy nie ma go za mało, aby zrobić to, co najważniejsze”. Odpowiedź na pytanie: „co jest dla mnie najważniejsze?”, „czego naprawdę chcę?”, znajomość własnych wartości i potrzeb to punkt wyjścia. Jeśli nie wiemy czego chcemy i co jest dla nas naprawdę ważne, czas będzie przeciekał przez palce na zadaniach mniej istotnych i nieprzynoszących oczekiwanych efektów. Dlatego, aby znaleźć czas, trzeba poświęcić mu trochę uwagi. U mnie sprawdza się systematyczne planowanie. Wystarczy wybrać np. jeden dzień w tygodniu, usiąść i zrobić krótki przegląd tego, co nas czeka w ciągu najbliższych siedmiu dni. To, jak ten czas zagospodarujemy, zależy od nas samych i od naszych priorytetów. I to od nich trzeba zacząć.

Jeżeli wiemy, co jest dla nas priorytetowe, pora iść dalej, czyli wyznaczyć konkretne cele. Bierz pod uwagę wszystko, co aktualnie zaprząta ci głowę. Nieistotne, czy to Bardzo Ważna Sprawa czy jakaś błahostka. Skończenie projektu, wizyta u lekarza, zakup zmywarki, kurs językowy, odwiedziny u babci czy oddanie książek do biblioteki… To wszystko trzeba przecież kiedyś ogarnąć. Zapisz to w jednym miejscu (zbierz karteczki, świstki, przejrzyj notatki). Jak mawiają, niezapisany cel to tylko pobożne życzenie. Spisanie wszystkiego w jednym miejscu trochę uporządkuje sprawy.

Masz wrażenie, że trochę się tego uzbierało? Umieszczenie w jednym miejscu zadań, planów, zakupów, porządków, marzeń, spraw zawodowych i osobistych może sprawiać wrażenie chaosu. Rozwiązanie jest proste – pogrupuj cele i stwórz listy (np. lista kwartalna, tygodniowa, dzienna, domowa, osobista, zawodowa). Powoli zacznie się z tego wyłaniać jakiś porządek…

Co dalej? Wracamy do planowania tygodnia. Wyznacz priorytety na najbliższy tydzień. Spójrz, co spośród danej listy jest najważniejsze. Co powinno być zrobione jako pierwsze? Przypisz to do danego dnia tygodnia. Wyznacz konkretny termin i się go trzymaj.

Brzmi banalnie? Mnie to pomaga od lat. Po prostu siadam zazwyczaj w niedzielę z notatnikiem i długopisem i spisuję wszystko to, co w najbliższym tygodniu będzie najważniejsze, co chcę zrobić, o czym pamiętać, co załatwić, gdzie się pojawić, z kim spotkać. Pomaga mi to w ogarnianiu życia i najzwyczajniej – w kontrolowaniu wielu spraw. Nie oznacza to, że nie ma w tygodniu miejsca na coś spontanicznego. Wbrew pozorom dzięki planowaniu łatwiej jest zadbać o czas wolny. Nie chodzi też o sztywne trzymanie się harmonogramu co do minuty, a o wykonanie zadania.

Nadal nie wiesz, jak się do tego zabrać? To może na początek:

1

  1. Przeanalizuj swój czas. Sprawdź, jak go organizujesz i gdzie tracisz. Przeanalizuj swój zwyczajny dzień – o której wstajesz, co robisz przed wyjściem do pracy, co robisz w pracy i po powrocie – wszystkie czynności aż do położenia się spać. Przyglądaj się temu przez dłuższy czas, np. tydzień. Rób zapiski – ile czasu poświęcasz na obowiązki domowe, zawodowe, dojazdy, przeglądanie fejsa, bawienie się telefonem, rodzinie, samemu sobie. Po co? Aby sprawdzić, co z tego wynika. Aby przyjrzeć się temu, na co i jak tracimy czas, jak i gdzie można wprowadzić zmiany, na czym możemy ten czas zaoszczędzić, a skąd go wykroić.
  2.  Zidentyfikuj pożeracze czasu i swoje przerywniki. Wielogodzinne „siedzenie” na fejsie? Od razu pół sezonu zamiast jednego odcinka serialu? Niemające końca ploteczki przez telefon? O tak, to potrafi pożerać czas! Robisz coś ważnego – wyłącz powiadomienia o przychodzącej poczcie, wycisz telefon, nie zaglądaj co chwilę na Fb. Te przerywniki skutecznie odrywają od zadania i zabierają wiele cennych minut.

Jak znaleźć czas w skrócie:

  1. Określ swoje priorytety – znaj swoje priorytety i pamiętaj o tym, co jest najważniejsze. W końcu wszystko, czemu poświęcamy czas, odbywa się kosztem czasu, który moglibyśmy poświęcić na coś innego.
  2. Wyznacz konkretne cele – stwórz realny plan, bierz na siebie tyle, ile faktycznie jesteś w stanie zrobić. Nadmiar spraw na dany dzień nie sprawi, że dzień się wydłuży. Pamiętaj, aby rzeczy pilne nigdy nie stawały na drodze do zakończenia rzeczy ważnych. W pierwszej kolejności najlepiej wykonać zadania jednocześnie ważne i pilne.
  3. Zapisz to – nie ufaj swojej pamięci, może być zawodna;)
  4. Stwórz listy i wyznacz zadania na najbliższy tydzień – pogrupuj zadania. Te, które są podobne, możesz zebrać razem, aby wykonać je jedno za drugim. Bez przerw na czytanie maili, notatki, zerknięcie na moment do mniej istotnych rzeczy… Trzy telefony za jednym zamachem, kilka e-maili od razu i już, gotowe. Wprowadzaj cele pośrednie (przy długoterminowych projektach), np. ustal swoje cele na poszczególne miesiące. Potem skup się na pierwszym miesiącu – zapisz, jakie zadania mają zostać zrealizowane w danych tygodniach. Wreszcie najbliższy tydzień: wpisz zadania przy konkretnych dniach. Rozłóż to na etapy, czyli „zjedz tę żabę”;)
  5. Określ termin – określ konkretny dzień na wykonanie danego zadania. Zaplanuj zadania, a nie minuty. Planowanie dnia co do minuty jest stresujące i mało skuteczne – nawet najmniejsze spóźnienie może wprowadzić chaos.
  6. Działaj!

I jeszcze…

Kilka porad:

Planuj z wyprzedzeniem – listę dzienną warto zrobić wieczorem dnia poprzedniego. Można iść spać ze spokojną głową i obudzić się z jasnością, od czego zacząć.

Zaczynaj od tego, co najważniejsze – na pierwszy ogień idą rzeczy najważniejsze. Kiedy zostawiamy je na później, może się okazać, że najzwyczajniej zabraknie na nie czasu albo nagle okaże się, że potrzebują więcej czasu, niż przypuszczaliśmy.

Zostaw margines – nie da się wszystkiego przewidzieć (choroba, śmierć kogoś bliskiego, sytuacje, w których plany biorą w łeb). Warto planować jedynie 60% czasu – to pozwoli uniknąć sytuacji, w której jedno spóźnienie burzy cały porządek dnia. Pozostałe 40% przeznaczyć na sprawy niezapowiedziane.

Skup się na jednej rzeczy – kiedy robimy kilka rzeczy naraz, co chwilę odrywamy się od jednego zadania, by na nowo wciągnąć się w kolejne. Szkoda czasu na „przełączanie się”, przynajmniej przy zadaniach wymagających wysiłku intelektualnego (bo raczej równoczesne pranie, zmywanie i gotowanie zupy nie jest problemem).

Niedokończone zadania – rozpraw się z nimi. Jeżeli od miesięcy są na liście do wykonania, to może nie są na tyle ważne? Ewentualnie wrzuć je na listę „do zrobienia kiedyś”.

Drobne sprawy – odpisanie na e-mail zajmie ci mniej niż dwie minuty? Zrób to od razu. Drobne, łatwe zadnia, które zostawimy na później, mogą urosnąć do rangi dużych, którym trzeba będzie poświęcić więcej czasu i energii.

Asertywność – nie widzisz za bardzo sensu w angażowanie się w kolejną sprawę, ale robisz to, bo ktoś cię poprosił? Unikaj zbędnych zobowiązań.

Delegowanie obowiązków – to ważna umiejętność. Czy w życiu zawodowym, czy w domu „ja to zrobię najlepiej” nie zawsze zdaje egzamin.

Przypominacz i jedno miejsce” – aplikacja, kalendarz, miejsce, w którym masz zapisane wszystko to, co trzeba wykonać. Sprawdzaj regularnie, czy nic ci nie umyka. Trzymaj w jednym miejscu też wszelkie inspiracje – ciekawe artykuły, które można zostawić na później, tytuły książek, pomysły, zdjęcia, miejsca, które chciałoby się odwiedzić. To znacznie ułatwia ich odszukiwanie.

Małe kroki – aplikuj sobie zmiany związane z organizacją czasu w małych dawkach. Jeżeli do tej pory spałaś do 8:00 i aby mieć więcej czasu decydujesz się na wcześniejszą pobudkę, nie ma co liczyć, że z dnia na dzień będziesz wstawać o 5:30.

Notatki i przydatności


Przydatne aplikacje do zarządzania czasem i zadaniami: 

  1. Wunderlist
  2. Evernote
  3. Gtask
  4. Remember the Milk
  5. Kalendarz Google
  6. Any. Do
  7. Trello

Pomocne pytania:

  • Co chciałabyś robić, gdybyś tylko miała więcej czasu?
  • Co jest dla ciebie ważne w życiu?
  • Jak wyglądałby Twój idealny dzień?
  • Co mogłabyś osiągnąć, gdybyś tylko miała więcej czasu?
  • Jakie zainteresowania chciałabyś szczególnie rozwijać?
  • Jak możesz zaoszczędzić czas?
  • Co robisz dobrze, aby realizować swoje plany, a co warto ulepszyć?

Na koniec kilka słów o ukrytych błogosławieństwach opisanych przez Thomasa Eriksena w książce „Tyrana chwili”. Co to takiego? To każde odwołane w ostatnim momencie spotkanie. Pociąg, który staje w szczerym polu i nie rusza się przez godzinę. Lekarz, który nie przychodzi na czas na umówioną wizytę. Długie czekanie w korku, z którego nie ma ucieczki. Zdaniem Eriksena takie sytuacje to prezent od losu – dodatkowy czas, poza szczelnie wypełnionym harmonogramem, który można wykorzystać w zupełnie luźny, dobrowolny sposób. Jak sam podkreśla, ciągłe wypełnianie każdej wolnej przestrzeni i uzupełnianie pomniejszymi obowiązkami każdej luki w grafiku niekorzystanie wpływa na kreatywność. To, co „nowe” rodzi się niespodziewanie w szczelinach powstałych w luźno rozplanowanym czasie, a nie w napiętym harmonogramie. Poza tym w takich sytuacjach zawsze warto mieć przy sobie dobrą książkę;)

podpis-Marta



Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *